Urenbriefjes

Urenbriefjes aanmaken

Wanneer u contracten ingericht heeft met daarop het aantal ‘contract uren’ dan zal er automatisch een urenbriefje aangemaakt worden wanneer de medewerker zijn uren bevestigd (en er nog geen urenbriefje voor de betreffende week/maand bestaat. In het Careblock Overzicht urenbriefjes ziet een medewerker al zijn of haar urenbriefjes terug met de bijbehorende status (afbeelding 1)

Afbeelding 1 

Het is ook mogelijk voor een HR-medewerker om (lege) urenbriefjes in bulk aan te maken. Dit kan vanuit het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ via het plus icoon (afbeelding 2). Wanneer u in dit Careblock de rechtend hebt om urenbriefjes toe te voegen dan kunt u met enkele klikken alle urenbriefjes aanmaken voor de opgegeven periode. Op deze manier kunt u voor bijvoorbeeld de week die gaat komen alle (ontbrekende) urenbriefjes aanmaken. Het voordeel hiervan is dat u het totaaloverzicht en de controle veel beter uit kunt voeren. Indien er aan het einde van de week nog urenbriefjes zijn met aantal gewerkte uren ‘0’ dan weet u direct dat de medewerker in kwestie zijn of haar uren is vergeten te bevestigen. Indien u de urenbriefjes niet in bulk aan zou maken dan zou u dit inzicht missen omdat er dan helemaal geen urenbriefje zou bestaan en u dit handmatig na zou moeten lopen voor welke medewerker nog geen urenbriefje bestaat.

Afbeelding 2

 

Urenbriefjes controleren

Om als gebruiker uw urenbriefje in te dienen opent u vanuit het overzicht urenbriefjes door te klikken op de knop ‘Openen’. Het Careblock ‘ Urenbriefje’  opent met daarin alle informatie van het urenbriefje (afbeelding 3). Hieronder staat een toelichting van de velden die u in het urenbriefje terug ziet komen.

‘Contractnummer’: Contractnummer (waaraan deze functie gekoppeld is) waarop de uren geregistreerd zijn.

‘Contract uren’: Uren die zijn vastgelegd op het medewerker contract.

‘Geregistreerde uren’: Totaal van alle bevestigde uren in de geselecteerde periode. Deze uren zijn als urenregel zichtbaar in het urenbriefje.

‘Geplande uren’: Totaal van alle(!) uren in de periode van het urenbriefje; dus zowel onbevestigde als bevestigde afspraken.

‘Directe uren’: Alle bevestigde uren in de periode van het urenbriefje van de activiteit types: ‘Direct cliëntgebonden tijd’, ‘Groepsafspraak’ en ‘Overig’.

‘Indirecte uren’: Alle bevestigde uren in de periode van het urenbriefje van de activiteit types: ‘Bereikbaarheidsdienst’, ‘Indirect cliëntgebonden tijd’, ‘Indirecte tijd’ en ‘Scholing’.

‘Afwezig uren’: Alle bevestigde uren in de periode van het urenbriefje van de activiteit types: ‘Afwezig’, ‘Verlof’, ‘Tijd voor Tijd’, ‘Levensfase budget’ en ‘Ziek’.

‘Reisuren’: Alle bevestigde uren in de periode van het urenbriefje van het activiteit type: ‘Reistijd’.

‘Mutaties – Vakantie uren’: Het totaal van alle ingeplande verlof uren in de periode van het betreffende urenbriefje. Dit wordt na het accorderen in mindering gebracht op het totaal aan openstaande vakantie-uren van de medewerker.

‘Mutaties – TVT uren’: De teveel of te weinig gewerkte uren ten opzichte van de contracturen (TVT-uren) MIN het aantal TVT-uren die als ‘verlof’ zijn opgenomen in de periode van het urenbriefje.

‘Mutaties – LFB uren’: Het totaal van alle ingeplande LFB-uren in de periode van het betreffende urenbriefje. Carefriend haalt dit na het accorderen af van het totaal openstaande LFB uren.

‘Openstaande uren – Vakantie uren’: Het totaal aantal openstaande vakantie-uren van een medewerker zoals te zien op het medewerker contract (som van alle mutaties op vakantie-uren).

‘Openstaande uren – TVT uren’: Het totaal aantal openstaande TVT-uren van een medewerker zoals te zien op het medewerker contract (som van alle mutaties op TVT-uren).

‘Openstaande uren LFB uren’: Het totaal aantal openstaande LFB-uren van een medewerker zoals te zien op het medewerker contract (som van alle mutaties op LFB uren).

 

Afbeelding 3

 

Urenbriefjes indienen

Om als gebruiker uw urenbriefje in te dienen opent u vanuit het overzicht urenbriefjes door te klikken op de knop ‘Openen’. Het Careblock ‘ Urenbriefje’  opent. Na controle kunt u het Urenbriefje indienen door te klikken op de knop ‘Indienen’ (afbeelding 4)

Afbeelding 4

Na het klikken op de knop ‘Indienen’ opent het venster ‘Urenbriefje indienen’ (afbeelding 5). U geeft hier aan bij welke medewerker u het urenbriefje in wilt dienen en u kunt hierbij ook een opmerking meegeven.

Afbeelding 5  

Tip: in de module Beheer kunt u in het Careblock ‘Instellingen’ de volgende instelling instellen: ‘ Urenbriefje in kunnen dienen bij’ . U heeft hier de opties ‘Alle medewerkers in de organisatie’ of ‘Leidinggevenden’. Afhankelijk van deze instelling krijgt een medewerker bij het indienen van het urenbriefje alle medewerkers te zien die hij/zij mag zien of wordt enkel zijn leidinggevende getoond om het urenbriefje bij in te dienen.

Het is ook mogelijk om urenbriefjes in bulk in te dienen via het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’. Zie het onderdeel ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ voor verdere toelichting.

 

Urenbriefjes accorderen

Om als gebruiker urenbriefjes te accorderen opent u vanuit het Careblock ‘Ingediende urenbriefjes accorderen’ (afbeelding 6) het urenbriefje dat u wil accorderen.

Afbeelding 6

Na controle kunt u het urenbriefje accorderen door te klikken op de knop ‘Accorderen’ (afbeelding 7).

Afbeelding 7

Het venster ‘Urenbriefje accorderen’ zal openen. In dit venster kunt u aangeven of u het urenbriefje wilt ‘ Accorderen’  of wilt ‘ Afwijzen’  (afbeelding 8).

Afbeelding 8

Het is ook mogelijk om urenbriefjes in bulk te accorderen via het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’. Zie het onderdeel ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ voor verdere toelichting.

Let op: nadat het urenbriefje goedgekeurd is zullen automatisch mutatieregels worden gemaakt op het medewerker contract voor de vakantie uren, TVT uren en LFB uren (op basis van het opgebouwde saldo in het urenbriefje). Deze regels (mutaties) zijn te herkennen aan de reden ‘Mutaties urenbriefje – Week [weeknummer]’.

 

Urenbriefjes vrijgeven

Op een geaccordeerd urenbriefje heeft u de mogelijkheid (als leidinggevende) om het urenbriefje vrij te geven. U kunt dit doen door in het urenbriefje te klikken op de knop ‘Vrijgeven’ (afbeelding 9). Om het urenbriefje vrij te geven klikt u hierna in het venster dat opent op de knop ‘Vrijgeven’.

Afbeelding 9

Het is ook mogelijk om urenbriefjes in bulk vrij te geven via het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’. Zie het onderdeel ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ voor verdere toelichting.

 

Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)

In het Careblock ‘ Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’  kunt u als HR-medewerker goed beheer houden op alle urenbriefjes in uw systeem. Vanuit dit Careblock heeft u ook de mogelijkheid om bulk acties uit te voeren rondom het aanmaken en verwerken van urenbriefjes.

 

Urenbriefjes aanmaken in bulk
Het is ook mogelijk voor een HR-medewerker om (lege) urenbriefjes in bulk aan te maken. Dit kan vanuit het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ via het plus icoon (afbeelding 10). Wanneer u in dit Careblock de rechtend hebt om urenbriefjes toe te voegen dan kunt u met enkele klikken alle urenbriefjes aanmaken voor de opgegeven periode. Op deze manier kunt u voor bijvoorbeeld de week die gaat komen alle (ontbrekende) urenbriefjes aanmaken. Het voordeel hiervan is dat u het totaaloverzicht en de controle veel beter uit kunt voeren. Indien er aan het einde van de week nog urenbriefjes zijn met aantal gewerkte uren ‘0’ dan weet u direct dat de medewerker in kwestie zijn of haar uren is vergeten te bevestigen. Indien u de urenbriefjes niet in bulk aan zou maken dan zou u dit inzicht missen omdat er dan helemaal geen urenbriefje zou bestaan en u dit handmatig na zou moeten lopen voor welke medewerker nog geen urenbriefje bestaat.

Afbeelding 10

 

Urenbriefjes indienen/accorderen/vrijgeven in bulk
In het Careblock ‘Totaaloverzicht urenbriefjes (personeelsadministratie)’ kunt u urenbriefjes in bulk indienen, accorderen of vrijgeven (afbeelding 11). U doet dit door eerst alle urenbriefjes te selecteren die u in bulk wilt bewerken. Om de knoppen onder in het careblock te ‘enablen (klikbaar te maken)’ selecteert u eerst in de filter ‘Weergave’ de urenbriefjes met de status die u wilt bewerken. Wilt u bijvoorbeeld openstaande urenbriefjes in bulk indienen? Selecteer dan de weergave ‘Openstaande urenbriefjes’, selecteer daarna de urenbriefjes die u in wilt dienen en klik daarna op de knop ‘Geselecteerde urenbriefjes indienen’. Na het doorlopen en bevestigen van de schermen zijn alle urenbriefjes ingediend. U kunt hetzelfde doen om urenbriefjes in bulk goed of af te keuren of vrij te geven.

Afbeelding 11