Verlof aanvragen & afhandelen

Het is in Carefriend mogelijk om als medewerker een verlof aanvraag in te dienen, en deze als leidinggevende ook via Carefriend af te handelen. Zorg er eerst voor dat u voor elke medewerker een contract heeft ingericht en u op elk contract een startsaldo aan nog beschikbare verlofuren heeft ingericht.

Om als leidinggevende ingediende verlofaanvragen in te kunnen zien en afhandelen, is het aan te raden om in de module “Beheer” een nieuw tabblad aan te maken en daarop het Careblock “Afhandelen verlof aanvragen” te plaatsen. Bijvoorbeeld een apart tabblad in de module “Medewerkers”.

Om ervoor te zorgen dat een medewerker via Carefriend een verlof aanvraag kan indienen, is het aangeraden om in de module “Beheer” een nieuw tabblad aan te maken en daarop het Careblock “Verlof aanvragen” te plaatsen. Bijvoorbeeld een apart tabblad in de module “Dashboard”.

Als medewerker verlof aanvragen

In dit voorbeeld is er een tabblad aangemaakt met de naam “Verlof aanvragen”, en dit tabblad is gepositioneerd in de module “Dashboard”. Elke medewerker mag dit tabblad in deze module zien, en dit Careblock gebruiken. Het Careblock ziet er als volgt uit:

Afbeelding 1

Om een verlof aanvraag in te dienen, klikt de medewerker op het plus icoon (afbeelding 1 – groen kader). Een nieuw venster opent, waarin de medewerker het volgende kan invullen: vanaf datum en tijd, tot en met datum en tijd, aantal uur verlof, reden voor het verlof, afboeken van (vakantie uren, tijd voor tijd uren, levensfase budget uren), verlof aanvragen bij (naam teamleider/leidinggevende).

Afbeelding 2

De medewerker klikt vervolgens op de knop “Opslaan” (afbeelding 2), en ziet de aanvraag verschijnen in zijn/haar overzicht.

Let op: Het is mogelijk voor de medewerker om de verlofaanvraag nog te bewerken of te verwijderen via het bewerk scherm (afbeelding 3 – groene kader), totdat de leidinggevende de verlofaanvraag heeft afgehandeld.

Afbeelding 3

Als leidinggevende een verlofaanvraag afhandelen

In dit voorbeeld is er een tabblad aangemaakt met de naam “Afhandelen verlof aanvragen”, en dit tabblad is gepositioneerd in de module “Medewerkers”. Elke leidinggevende mag dit tabblad in deze module zien, en dit Careblock gebruiken. Het Careblock ziet er als volgt uit:

Afbeelding 4

Een ingelogde leidinggevende ziet in dit Careblock een overzicht van de door medewerkers ingediende verlofaanvragen, waarbij de betreffende leidinggevende is aangewezen als de persoon waaraan het verzoek moet worden gemeld.
Om een verlofaanvraag af te handelen, klikt de leidinggevende op de knop “Bewerken” (afbeelding 4). Een nieuw venster opent met de gegevens van de aanvraag. In dit venster kan de leidinggevende de aanvraag goedkeuren of afkeuren, en aangeven van welk contract deze verlofuren moeten worden afgeboekt.

Afbeelding 5

Handel de verlofaanvraag af door vervolgens op de knop “Opslaan” te klikken (afbeelding 5). Het venster sluit automatisch en in het Careblock krijgt de verlofaanvraag een nieuwe status. De medewerker die de verlofaanvraag had ingediend, ziet ook de wijziging van de status.

In het contract van de betreffende medewerker worden de goedgekeurde uren niet direct in mindering gebracht na het goedkeuren van het verlof. Deze Careblocks zijn enkel bedoelt om verlofaanvragen goed/af te keuren. De uren worden in mindering gebracht wanneer agenda afspraken met afwezigheidsuren (Verlof, TVT of LFB) als urenbriefje worden geaccordeerd door een teamleider.

Tip: in de module Beheer kunt u in het Careblock ‘Instellingen’ de volgende instelling instellen: ‘ Verlofbriefje in kunnen dienen bij’ . U heeft hier de opties ‘Alle medewerkers in de organisatie’ of ‘Leidinggevenden’. Afhankelijk van deze instelling krijgt een medewerker bij het indienen van vakantie uren alle medewerkers te zien die hij/zij mag zien of wordt enkel zijn leidinggevende getoond om de verlofaanvraag bij in te dienen